江汉石油管理局企业标准 Q/SH1035 0935—2008 电子文件归档与管理规范

 

1 范围
本标准规定了江汉油田以及所属单位在公务活动中产生的,具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。
本标准适用于江汉油田以及所属单位产生的电子文件的归档与管理。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。
DA/T 18-1999 档案著录规则
DA/T 222000 归档文件整理规则
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3.1
电子文件
指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘载体,依赖计算机及数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。
3.2
归档电子文件
指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
3.3
背景信息
指能证明文件形成过程和文件之间相互的信息,包括描述生成电子文件的职能活动,电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及其产生影响的历史环境信息。
3.4
元数据
描述文件内容、结构、背景信息和管理过程的信息,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集数据。
3.5
逻辑归档
指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
3.6
物理归档
将电子文件以网络传输或介质传递的方式向档案部门移交的过程。
3.7
真实性
电子文件的内容、逻辑结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变,与形成时的原始状况一致。
3.8
完整性
指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据无缺损。
3.9
有效性
指电子文件应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
3.10
迁移
指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。
4 总则
4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施,确保其真实性、完整性和有效性。
4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档实行全过程管理监控,保证管理工作的连续性。
4.3 应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求,保证归档电子文件的质量。
4.4 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件,应在内容、相关说明及描述上保持一致。
4.5 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件,如没有纸质等拷贝件,应制成纸质文件或缩微品等。归档时,应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。
4.6 应保证电子文件的凭证作用,对只有电子签章的电子文件,归档时附加有法律效力的非电子签章。
5 电子文件的真实性、完整性和有效性保证
5.1 产生电子文件的业务信息应建立规范的制度和工作程序,从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记,保证电子文件的产生、处理过程符合规范。
5.1.1登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者)。
5.1.2登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者)。
5.1.3登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码)。
5.1.4登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。
5.2 应采取可靠的安全防护技术措施,保证电子文件的真实性。
5.2.1建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。
5.2.2设置符合安全要求的操作日志,随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容。
5.2.3对电子文件采用防错漏和防调换的标记。
5.2.4对电子签章、数字签署采取防止非法使用的措施。
5.3 应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。
5.4 应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。
5.5 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定,针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策并建立配套的安全管理制度,主要有:网络设备安全保证;数据安全保证;操作安全保证;身份识别方法。
6 电子文件的收集与积累
6.1 电子文件积累的范围。凡是反映本单位工作活动,具有查考利用价值的电子文件及其相关软件均应被保留,同时注意收集背景信息和元数据。
6.1.1信息类型
a) 字处理文件:指用计算机处理技术形成的文字文件、表格文件,收集时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件:
1)定稿电子文件:用计算机起草文件时形成的最后一稿文件,记录了文件的最后修改结果,有重要凭证、依据价值,应注意收集,并落实必要的签字手续,明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者;对特别重要文件的历次修改稿有必要的每一稿应以不同的标识区别;
2)正式电子文件:将修改、签发完毕的定稿电子文件正式制作完毕,能行使其文件的职能,其标识应以正式文件文号注明,并注意重点收集;
b) 图像文件:指用扫描仪等设备获得的静态图像文件,如果其压缩计算方法特殊则应将相关软件一并收集;
c) 图形文件:指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件,收集时应注意其对设备依赖性、易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据;
d) 影像文件:指用视频设备获得的文件,收集时应注意收集其属性标识和相关软件;
e) 声音文件:指用音频设备获得的文件,收集时应注意收集其属性标识和相关软件;
f) 多媒体文件:指用计算机多媒体技术制作的文件,其中包括前面所示的两种以上信息形式,收集时应注意参数准确,数据完整;
g) 数据库文件:指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。
6.1.2环境类型
a) 计算机程序:指计算机使用的或在某一软件平台上开发的系统软件、支撑软件和应用软件以及软件的版本;
b) 数据文件:指用计算机软、硬件系统进行信息处理过程形成的各类参数、管理数据。
6.1.3载体类型
光盘、磁盘、磁带等介质。
6.2 电子文件收集积累的格式
6.2.1文本电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
6.2.2图像电子文件以JPEG、PDF、TIFF为通用格式。
6.2.3视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
6.2.4音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
6.2.5归档的电子文件如果采用不符合本规范要求的格式,收集时应转换成本办法要求的格式,如无法转换,则应将相关软件一并收集。
7 电子文件的归档
7.1 归档要求
7.1.1归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,应在内容、相关说明及描述上保持一致。只有纸质形式的重要的归档材料也要形成部门转换成电子文件,以便于计算机全文检索。电子文件应制作纸质版本与电子文件一并归档、实行双套存档。
7.1.2归档保存的电子公文一般不加密,必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一同归档。应将解密软件和说明文件单独存放。对于已加密的电子文件,应在解密后再制作拷贝。
7.1.3特殊格式的电子文件应在同一载体中存有相应的查看软件;压缩文件应在解压缩后进行归档。
7.2 电子文件保管期限和密级的划分工作,参照国家关于纸质文件材料保管期限和密级的有关规定执行。电子文件背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。
7.3 电子文件的归档方式可分两步进行,逻辑归档应实时进行,物理归档应按照纸质文件的归档要求定期完成。为保证电子文件的真实性、完整性和有效性,文件形成部门移交档案前需要填写《归档电子文件著录项目》中的相关项目(见附录B)。
7.4 文件检验:电子文件在向档案部门归档时,交接双方均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验,合格率达到100%时方可进行交接。检验项目如下:
——载体有无划痕,是否清洁;
——有无病毒;
——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续;
——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全;
——对特殊格式的电子文件,应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A.1),一式二份,双方各存一份。对检验不合格者,应退回重新制作,并再次对其进行检验。
档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者,应退回形成单位重新制作,并再次对其进行检验。
8 归档电子文件的保管和利用
8.1 归档电子文件载体应专库或专柜集中保存。并应符合下列条件:
a) 归档载体应作防写处理,不得擦、划、触摸记录涂层;
b) 单片载体应装盒,竖立存放,且避免挤压;
c) 存放时应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离;
d) 保管环境应符合防尘、防火、防鼠、防虫要求;
e) 环境温度选定范围:17℃~20℃;相对湿度选定范围:35%~45%。电子文件载体要避免阳光直接照射。
8.2 档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容,应进行归档电子文件的载体转换工作,并填写《归档电子文件迁移登记表》(见附录A的表A.2)。原载体保留时间不少于4年。保留期满后,载体应按保密要求进行处置。
8.3 档案部门对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。将检验结果填入《归档电子文件管理登记表(见附录A的表A.3).
8.4 利用电子文件时应遵守国家保密规定。凡带密级尚未解密或内容使用不宜公开的电子文件不得在互联网上运行。对在专网或其他内部网上运行的、具有保密要求的归档电子文件提供利用时,应设置使用权限认证系统或履行使用审批手续。归档电子文件的封存载体不得外借,在提供利用时应使用其拷贝件。
8.5 归档电子文件的鉴定销毁
8.5.1归档电子文件的鉴定销毁,参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行,且应在办理审批手续后实施。
8.5.2属于保密范围的归档电子文件,如存储在不可擦除载体上,应连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。
 
附 录 A
(规范性附录)
登记表格式
 
表 A.1 归档电子文件移交、接收检验登记表
 

 

检验项目
单位名称
移交单位:
接收单位:
载体外观检验
 
 
病毒检验
 
 
真实性检验
 
 
完整性检验
 
 
有效性检验
 
 
技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验
 
 
填表人(签名)
          
          
审核人(签名)
          
          
单位(印章)
          
 
          
 
 
 
表 A.2归档电子文件迁移登记表
 

 

源系统设备情况
 
硬件系统:
 
系统软件:
 
应用软件:
 
存储载体:
 
目标系统设备情况
 
硬件系统:
 
系统软件:
 
应用软件:
 
存储载体:
 
被迁移归档电子文件情况
 
记录数:                              字节数:
 
迁移时间:
 
操作者:
填表人(签名)
            
 
审核人(签名)
            
 
单位(盖章)
            
 
 
 
表 A.3归档电子文件管理登记表
 
 

 

归档电子文件设备情况登记
 
新设备兼容性检验
 
磁性载体转存登记
 
填表人(签名)
          
 
审核人(签名)
          
 
单位(盖章)
          
 
 
 
附 录 B (资料性附录)
 归档电子文件著录目录项目
下列著录项目标注者为必著项,其它为选著项。
B.1 文件信息
B.1.1 发文登记号:发文单位已发文件登记的顺序号。
B.1.2 收文登记号:收文单位收到文件登记的顺序号。
B.1.3 拟稿人:拟稿人员姓名。
B.1.4 拟稿时间:
B.1.5 部门责任人:拟稿人员所在部门责任人姓名。
B.1.6 部门责任人审核时间。
B.1.7 核稿人:核稿人员姓名。
B.1.8 核稿时间:
B.1.9 签发人:文件签发人员姓名。
B.1.10 ※签发时间
B.1.11 打字者:打字员姓名。
B.1.12 打字时间
B.1.13 校对者:文件校对人员姓名。
B.1.14 校对时间
B.1.15 主送单位:文件主送单位名称
B.1.16 抄送单位:文件抄送单位名称
B.1.17 发送时间:文件的发出时间。
B.1.18 缓急程度
B.1.19 ※密级:指文件的保密等级。
B.1.20 收文者:接收文件的人员姓名
B.1.21 收文单位:接收文件的单位名称。
B.1.22 收文时间:接收文件的时间。
B.1.23 批阅人
B.1.24 批阅意见
B.1.25 批示人
B.1.26 批示意见
B.1.27 承办部门:文件办理部门。
B.1.28 办理结果:文件的办理结果。
B.1.29 办理时间:文件完毕时间。
B.2 档案信息
B.2.1 归档人:指对该份文件进行归档操作的人员姓名。
B.2.2 ※归档单位:指该份文件进行归档操作的单位名称。
B.2.3 ※归档时间
B.2.4 ※全宗号:指档案馆给立档单位编制的代号
B.2.5 ※归档年度:指文件的形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2005
B.2.6 ※保管期限:指文件的保存时间,按照不同类别档案的保管期限表填写。
B.2.7 ※件号:指对应纸质或其他载体档案文件在同一年度、同一保管期限中的顺序号,件号用五位数表示,不足五位的前面用0补足。
B.2.8 主题词:按照本专业、本单位的规范化词表进行标引。
B.2.9 分类号:根据《中国档案分类法》和GB/T15418-1994的有关规定著录。
B.2.10 鉴定者:对该份文件实行价值鉴定人员的姓名。
B.2.11 鉴定时间
B.2.12 销毁者:对该文件实行销毁的人员姓名。
B.2.13 销毁审批者:对该份文件销毁审核的人员姓名。
B.2.14 销毁时间
B.2.15 开放标识:指该份文件是否可发开放,开放标识项依据实际情况著录为开放或控制。
B.2.16 ※题名:指文件的标题。
B.2.17 ※责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。
B.2.18 ※文件编号:文件的发文字号。
B.2.19 附件:指正文后的附加材料的题名。
B.2.20 ※稿本:指文件的文稿和文本。稿本项依据实际情况著。电子文件稿本代码:M-草稿性电子文件;U-非正式电子文件;F-正式电子文件。
B.2.21 版本:指对文件修改、更改后的不同状态的描述,如第一版、第二版等。
B.2.22 版本说明:对不同版本的说明性文字,如修改原因、与上一版本的差异等。
B.2.23 ※电子文件类别代码:T-文本文件;I-图像文件;G-图形文件;V-影像文件;A-声音文件;O-超媒体链结文件;P-程序文件;D-数据文件。
B.3 环境和载体信息
B.3.1 计算机型号
B.3.2 操作系统
B.3.3 数据库系统
B.3.4 生成软件:生成文件的文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等。
B.3.5 载体型号
B.3.6 载体数量
B.3.7 载体备份数
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